آنالیکس نرم‌افزار یکپارچه مدیریت و حسابداری فروشگاهی

فروشگاهی که نمی‌داند مشتری‌اش چه کسی است، هر بار از صفر می‌فروشد. آنالیکس پروندهٔ کاملی از هر مشتری نگه می‌دارد: هرچه خریده، هرچه پرداخت کرده، هرچه بدهکار مانده و هر یادداشتی که دربارهٔ او نوشته‌اید.

چطور کار می‌کند:

1. مشتری را با نام و شمارهٔ موبایل ثبت می‌کنید؛ در لحظهٔ فروش هم می‌توانید بدون خروج از فاکتور این کار را بکنید.
2. هر فاکتور، هر پرداخت و هر چکی که ثبت می‌شود، خودکار به پروندهٔ او می‌چسبد.
3. گردش حساب مشتری، سند به سند و با تاریخ، همیشه در دسترس است.

چه چیزی به دست می‌آورید:

• گردش حساب کامل هر مشتری، با مانده‌ای که می‌توانید همان‌جا به خودش نشان دهید
• یادداشت روی پرونده، با قابلیت سنجاق کردن و یادآوری زمان‌دار
• مشتریان هدف: فیلتر بر اساس شهر، مبلغ خرید، تعداد سفارش یا تاریخ آخرین خرید، برای اینکه بدانید چه کسی مدتی است سر نزده
• ویرایش کامل اطلاعات مشتری، بدون نیاز به حذف و ثبت دوباره
• بازگرداندن پروندهٔ مشتری حذف‌شده به همراه تمام سوابقش

صفحهٔ فروش آنالیکس برای پشت پیشخوان طراحی شده، نه برای اتاق حسابداری. سرعت تایپ، جستجوی آنی کالا، و مهم‌تر از همه: هیچ کلیک اشتباهی فاکتور نیمه‌کارهٔ شما را از بین نمی‌برد.

چطور کار می‌کند:

1. نام کالا را تایپ می‌کنید؛ فهرست فیلتر می‌شود و با Enter انتخاب می‌شود و مکان‌نما به کادر بعدی برمی‌گردد. Enter هرگز فاکتور را ثبت نمی‌کند.
2. اگر کالا در فهرست نبود، همان‌جا ساخته می‌شود (برای کاربرانی که این دسترسی را دارند).
3. روش پرداخت را از تابلوی رنگی انتخاب می‌کنید؛ با یک کلیک روی مبلغ کل، باقی‌مانده در کادر می‌نشیند.
4. فاکتور ثبت می‌شود، موجودی حرکت می‌کند، حساب مشتری به‌روز می‌شود و در صورت تمایل پیامک برای مشتری می‌رود.

چه چیزی به دست می‌آورید:

• دفتر فروش: یک برگهٔ خالی برای ثبت پشت‌سرهم فروش‌های نقدی بدون نام و شماره، مثل دفتر دستی، ولی با تمام آثار حسابداری
• پیش‌فاکتور به‌عنوان سندی جدا از فاکتور، بدون اثر روی انبار و حساب، و قابل تبدیل به فاکتور با همان قیمتی که به مشتری گفته‌اید
• مرجوعی فروش با بازگشت خودکار موجودی و اصلاح حساب مشتری
• فروش عمده به‌صورت جداگانه، طوری که فروشندهٔ خرده اصلاً آن را نبیند
• تاریخ فاکتور جدا از تاریخ ثبت: فروش سه‌شنبه انجام شده و پنجشنبه ثبت می‌شود، ولی فاکتور سه‌شنبه را نشان می‌دهد
• لینک عمومی فاکتور برای ارسال با پیامک یا هر پیام‌رسانی، بدون نیاز به عضویت مشتری

بیشتر نرم‌افزارها یک انبار می‌شناسند. آنالیکس هر تعداد انبار را می‌شناسد، و مهم‌تر: انباری که شعبه نیست. کالا می‌تواند از انبار مرکزی به کارگاه برود، آنجا تبدیل شود، و به شعبه‌ها برگردد؛ و در هر لحظه بدانید کدام کالا کجاست.

چطور کار می‌کند:

1. برای هر شعبه یک انبار خودکار ساخته می‌شود؛ انبارهای مستقل (انبار کل، کارگاه، خیاط، انبار مرجوعی) را خودتان تعریف می‌کنید.
2. ورود کالا با شارژ انبار یا با تأیید فاکتور خرید ثبت می‌شود.
3. جابه‌جایی بین انبارها با حواله انجام می‌شود: مبدأ ارسال می‌زند، کالا در حالت «در راه» می‌ماند، و مقصد تأیید می‌کند.
4. انبارگردانی اختلاف شمارش را با یک سند اصلاح می‌کند، نه با تغییر دستی عدد.

چه چیزی به دست می‌آورید:

• موجودی به تفکیک هر انبار، نه یک عدد کلی گمراه‌کننده
• دفتر حرکت کالا: هر عدد موجودی، سندی پشتش دارد
• حد هشدار موجودی جداگانه برای هر انبار؛ چادری که در شعبهٔ الف سریع می‌فروشد و در شعبهٔ ب کند، دو آستانهٔ متفاوت لازم دارد
• یادآوری خودکار حواله‌های تأییدنشده تا وقتی که تکلیفشان روشن شود
• تولید انبوه کالا: یک نام پایه ضربدر چند محور (رنگ، قد، جنس) با اختلاف قیمت هر گزینه؛ صدها کالا در چند ثانیه به‌جای چند ساعت تایپ
• ورود کالا از فایل اکسل با نگاشت آزاد ستون‌ها

آنالیکس سه دفتر مالی مستقل و دقیق دارد: حساب اشخاص، حساب‌های نقدی و بانکی، و موجودی کالا. هر سه فقط از یک مسیر نوشته می‌شوند، پس هیچ عددی بدون سند تغییر نمی‌کند.

حساب‌های مالی

صندوق هر شعبه و حساب‌های بانکی کسب‌وکار را تعریف می‌کنید، با مانده اولیه و مانده جاری. هر فروش نقدی، هر پرداخت و هر هزینه، از حساب درستش کم یا به آن اضافه می‌شود.

چک

چرخهٔ کامل چک از دریافت تا وصول: ثبت چک با شناسهٔ صیاد و بانک و سررسید، واگذاری به حساب، وصول، یا برگشت. چک برگشتی، بدهی را دوباره روی حساب طرف می‌نشاند، همان‌طور که در واقعیت اتفاق می‌افتد. یادآوری سررسید هم خودکار است.

نسیه

فروش نسیه با سررسید مشخص ثبت می‌شود و از همان لحظه در فهرست نسیه‌های باز می‌آید. سررسید از تاریخ فروش حساب می‌شود، نه از تاریخ ثبت در سیستم؛ یعنی مشتری چند روز اضافه هدیه نمی‌گیرد. نسیه‌های سررسیدگذشته با اعلان فوری به شما گفته می‌شوند.

هزینه‌ها

هزینه‌ها با دسته‌بندی و شعبه ثبت می‌شوند و واقعاً از حساب مالی خارج می‌شوند. هزینهٔ دفتر مرکزی که به شعبهٔ خاصی مربوط نیست، در جمع کل می‌آید ولی به سود هیچ شعبه‌ای بار نمی‌شود.

مالیات بر ارزش افزوده

نرخ را یک‌بار تنظیم می‌کنید؛ روی هر فاکتور محاسبه و جداگانه ثبت می‌شود.

خرید در آنالیکس یک سند است، نه یک یادداشت. فاکتور خرید ابتدا به‌صورت پیش‌نویس ثبت می‌شود و تا وقتی تأیید نشود، هیچ اثری ندارد.

با تأیید یک فاکتور خرید، چهار اتفاق در یک لحظه می‌افتد:

1. بدهی شما به تأمین‌کننده ثبت می‌شود
2. کالا وارد انباری که انتخاب کرده‌اید می‌شود
3. قیمت خرید هر کالا با میانگین موزون به‌روز می‌شود
4. قیمت مواد اولیه برای محاسبهٔ بهای تمام‌شدهٔ تولید، خودکار ثبت می‌شود

هزینه‌های جانبی مثل حمل و گمرک در بهای تمام‌شده لحاظ می‌شوند. فهرست تأمین‌کنندگان به زبان آدمیزاد می‌گوید «بدهی ما» یا «طلب ما»، نه عدد منفی و مثبتی که باید در ذهن ترجمه کنید.

اگر کالایتان را خودتان می‌سازید یا به کارگاه و پیمانکار می‌سپارید، این بخش برای شماست. آنالیکس به شما می‌گوید ساخت هر واحد دقیقاً چقدر برایتان تمام شده است.

چطور کار می‌کند:

1. برای هر محصول یک فرمول تولید می‌نویسید: چه موادی، به چه مقدار، با چند درصد ضایعات؛ و چه خدماتی (دوخت، جواهردوزی) با چه اجرتی و از کدام پیمانکار.
2. فرمول نسخه‌بندی با تاریخ اجرا دارد. اگر ماه بعد آستر ارزان‌تری انتخاب کنید، بهای تولیدهای ماه گذشته دست نمی‌خورد.
3. قیمت مواد به تفکیک انبار و تاریخ نگهداری می‌شود، و خودکار از فاکتورهای خرید پر می‌شود.
4. با ثبت تولید: مواد از انبار مبدأ خارج می‌شوند، محصول به انبار مقصد وارد می‌شود، اجرت به حساب پیمانکار بدهکار می‌شود، و کل قیمت‌گذاری روی همان سند فریز می‌شود.

نکته‌ای که فرق می‌گذارد: درصد ضایعات دو بار حساب می‌شود؛ هم واقعاً از انبار کم می‌شود و هم در بهای تمام‌شده می‌آید. اگر فقط مقدار اسمی کم شود، انبار هر بار به اندازهٔ ضایعات از واقعیت فاصله می‌گیرد.

و یک قاعدهٔ صادقانه: اگر قیمت یکی از مواد ثبت نشده باشد، سیستم آن را صفر حساب نمی‌کند. صریحاً می‌گوید کدام ماده قیمت ندارد و عدد کنارش را «جمع آنچه قیمت دارد» می‌نامد، نه «بهای تمام‌شده». عددی که خودش سوراخ‌هایش را پر کند، به هیچ سؤالی جواب نمی‌دهد.

تولید اشتباه هم باطل می‌شود، نه حذف؛ با ثبت علت، تا چند ماه بعد بشود پرسید چرا.

داشبورد آنالیکس با عددهایی شروع می‌شود که فروشنده همان روز رویشان تصمیم می‌گیرد: ارزش موجودی انبار، کالاهای راکد، مرجوعی‌ها، و نسیهٔ سررسیدشده.

گزارش‌های موجود:

• روند فروش روزانه، ماهانه و سالانه، با مقایسهٔ دورهٔ قبل
• سود و زیان (پشت دسترسی جداگانه، تا هر کارمندی حاشیهٔ سود را نبیند)
• عملکرد کالا: پرفروش، کم‌فروش، و راکد
• سرمایهٔ راکد به قیمت خرید، نه قیمت فروش؛ چون پولی که خوابیده، همانی است که پرداخت کرده‌اید
• فروش هر کالا در هر شعبه
• سود هر شعبه، با احتساب هزینهٔ ثابت ماهانه و هزینه‌های ثبت‌شده
• ریش‌سفیدی بدهکاران در بازه‌های ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روز
• فهرست بستانکاران و دفتر چک
• درآمد به تفکیک روش پرداخت
• خروجی اکسل (CSV) از همهٔ گزارش‌ها

همهٔ گزارش‌ها بر پایهٔ تقویم شمسی گروه‌بندی می‌شوند. مرداد از ۲۳ ژوئیه شروع می‌شود؛ گزارشی که ماه میلادی را ماه شمسی صدا کند، سه هفته را زیر نام اشتباه می‌برد.

چهار نقش آماده دارید (مالک، مدیر فروش، حسابدار، کاربر فروش) و می‌توانید نقش دلخواه بسازید و تک‌تک دسترسی‌ها را تیک بزنید.

• کاربر را می‌توانید به یک شعبه محدود کنید
• فروشندهٔ خرده، فاکتورهای عمده را اصلاً نمی‌بیند
• فروش نسیه و چک، دسترسی جداگانه دارد
• تغییر قیمت در لحظهٔ فروش، دسترسی جداگانه دارد و همیشه ثبت می‌شود؛ فهرست «قیمت‌های نیازمند بازبینی» به شما می‌گوید کدام قیمت‌های فهرست از واقعیت عقب مانده‌اند
• پروفایل عملکرد کارمند: فروش، تعداد مشتری، تخفیف، مرجوعی و نسیه، همیشه در کنار میانگین تیم؛ چون عدد تنها دربارهٔ یک نفر چیزی نمی‌گوید
• شرح وظایف با دورهٔ روزانه، هفتگی یا یک‌بار، که خود شخص تیک می‌زند

آنالیکس همه‌چیز را ثبت می‌کند ولی فقط چیزهایی را که واقعاً فوری‌اند به رخ می‌کشد.

• فوری (هشدار روی صفحه): چک سررسیدگذشته، نسیهٔ سررسیدگذشته، موجودی منفی، و قوانینی که خودتان تعریف کرده‌اید
• عادی (فقط در زنگ اعلان): سررسید نزدیک، سفارش جدید، مشتری جدید، حواله

قوانین اعلان دلخواه یعنی خودتان شرط می‌گذارید و سیستم مراقبش است.

پیامک فاکتور برای مشتری با لینک قابل باز شدن در گوشی، بدون نیاز به نصب هیچ برنامه‌ای.

• دیتابیس جداگانه برای هر کسب‌وکار؛ نه ستون جداکننده در یک جدول مشترک. اطلاعات شما در سطح اتصال به دیتابیس جداست
• لاگ فعالیت‌ها کاملاً فارسی: چه کسی، چه چیزی را، از چه مقداری به چه مقداری تغییر داد، و در چه ساعتی
• پشتیبان‌گیری خودکار شبانه، جداگانه برای هر کسب‌وکار، تا بازگرداندن اطلاعات یک فروشگاه به بقیه کاری نداشته باشد
• بررسی خودکار سلامت سامانه